تولید، توزیع، نگهداری و کاربرد این گونه اسناد فعالیت‌هایی منحصر به انسان هستند که تاکنون نقش حیاتی در تکوین تمدن انسانی ایفا کرده‌اند.
از زمان‌های خیلی دور گردآوری مجموعه‌های منظم اسناد با اهداف و مقاصد گوناگون مرسوم بوده و کتابخانه‌ها اسناد را از منابع مختلف به ویژه برای کاربرد در تحقیق و مطالعه در خود جای می‌دادند.
از طرف دیگر آرشیوها(بایگانی اسناد و مدارک) عموماً مجموعه‌هایی از سوابقی را که به نوعی به یک نهاد خاص مربوط می‌شود(همانند یک مؤسسه بازرگانی، یک سازمان دولتی، یک نهاد دانشگاهی و یا کل یک جامعه) به عنوان یادگار و نشانه فعالیت‌های اداری، قانونی و تاریخی آن نهاد گردآوری کرده‌اند.
در قرن حاضر تأکید فزاینده‌ای روی کلمه «کاربرد» و گسترش راه‌های مؤثرتر و پیشرفته‌تر سازماندهی این مجموعه‌ها شامل تهیه راهنما برای محتویات و مهیا کردن خدمات گوناگون برای کمک به استفاده‌کنندگان در جهت حصول اطمینان از اینکه به طور حداکثر مورد استفاده قرار می‌گیرند، گذاشته می‌شود.
به منظور پاسخگویی به نیازهای گسترده و بالقوه مراجعان، انواع مؤسسات و خدمات تدارک دیده شده است.
در سال‌های اخیر کتابخانه‌های ملی، دانشگاهی، عمومی، مدرسه‌ای، سیار و همچنین خدمات کتابخانه‌ای برای خانه‌نشین‌ها، بیماران بیمارستان‌ها و خدمات ویژه مربوط به اسناد واطلاعات آرشیوی در کلیه زمینه‌ها با تعددی روزافزون بنیان‌گذاری شده است.
نیاز کنونی به اسناد مورد نظر در بسیاری از موارد از طریق ارائه آنها در کتابخانه مرجع یا اتاق مطالعه یا با امانت دادن آنها مرتفع می‌شود و حتی ممکن است این نیازها با تحویل یک نسخه از اسناد در قطع کامل یا به صورت کوچک شده(میکروفرم) با پست یا مخابره عین سند مرتفع شود.
متن کامل بسیاری از مدارک اکنون در سیستم‌های کامپیوتری ذخیره می‌شود تا در فاصله کیلومترها دورتر از کامپیوتر روی صفحه مانیتور یا با کمک دیگر دستگاه‌های نمایشی و یا به صورت رونوشت‌هایی روی کاغذهای کامپیوتری مورد استفاده قرار گیرد.
امروزه بدون آن که نیازی به تکثیر کلیه قسمت‌های یک سند باشد، مراجعان می‌توانند به کمک کامپیوتر به جستجوی لغات یا عبارات عمده یا اقلام ویژه اطلاعاتی مورد نظر خود در مجموعه سند بپردازند.
شناسایی اسناد خاص با هر شکل و اندازه‌ای با تهیه اطلاعات کتابنامه کامپیوتری شامل میلیون‌ها مرجع و ماخذ برای اسناد از انواع مختلفی که در سرتاسر دنیا منتشر می‌شود، اکنون بسیار سهل‌تر و سریع‌تر از گذشته است.
امروزه از بانک‌های اطلاعاتی شامل داده‌های آماری و علمی نیز می‌توان مستقیماً از همین طریق برخوردار شد.
مطابق نظریات ابراز شده، این گونه سیستم‌ها ممکن است روزی کتابخانه‌ها و آرشیوها را بی‌مصرف و متروکه کنند، ولی درست همانند دیگر تکنولوژی‌های ارتباطی همانند تلویزیون، چنین نوآوری‌هایی تنها به تکامل روش‌های جاری می‌پردازند تا گرفتن جای آنها و بالنتیجه مورد پذیرش همگان قرار می‌گیرند، به طوری که مثلاً تهیه اقلام ویژه اطلاعاتی یا اطلاعات کتابنامه به وضوح بر روش‌های قدیمی و سنتی رجحان دارد.
وسایل ارتباطی جدید مشکلات تازه‌ای را برای کتابخانه‌ها و آرشیوها به همراه داشته است. سند یا سابقه‌ای که به طور همیشگی در حافظه کامپیوتر ثبت می‌شود، ممکن است هیچ نوع رونوشت ماندنی دیگری از آن در دست نباشد تا در یک آرشیو سنتی نگهداری شود.
نیاز به برنامه‌هایی برای توسعه و بهبود وضع کتاب در جهت رفع این عدم تعادل(بین کشورها) مدت‌هاست شناخته شده و برخی کشورها تاکنون به پیشرفت‌هایی چشمگیر نائل شده‌اند.
تسلط فزاینده تکنولوژی‌های جدید اطلاعاتی به موازات تعصب‌گرایی که درجهت منافع کشورهای صنعتی اعمال می‌شود، حاکی از آن است که اکنون زمان فراهم‌آوردن و اجرای برنامه‌های مشابه در زمینه توسعه و گسترش نظام اطلاع‌رسانی برای کمک به کشورهای در حال توسعه جهت دست یافتن به خودکفایی فرا رسیده است.
اولین جرقه‌ها
ژوزف ژوبرت مقاله‌نویس قرن نوزدهم فرانسه، یک بار گفته بود: «برای یک کتاب خوب، مغز جای خالی برای پذیرفتن خیلی مطالب را باز می‌کند.» اما امروزه حافظان میراث فرهنگی در جهان مشکل پیدا کردن جا برای میلیون‌ها کتاب را دارند.
انباشته شدن ده‌ها میلیون جلد کتاب در کتابخانه‌های ملی کشورهای توسعه یافته، مشکلات گسترده‌ای را برای استفاده‌کنندگان کتابخانه‌ها ایجاد کرده است.
در حالی که استفاده‌کنندگان کتابخانه‌های کوچکتر دانشگاه‌ها در سراسر مملکت، از نظر دسترسی به منابع مرجع و کتاب و نشریه و همچنین پرسنل واجد شرایط کتابداری، شدیداً در مضیقه و تنگنا قرار دارند.
در نتیجه این مشکلات و مسائل به فهرست درآوردن کتاب‌ها در کتابخانه‌ها و تأمین جا برای آنها با مشکل روبه‌رو شده و باعث شده است عملاً زبان، میراث فرهنگی و همه سنت‌های یک جامعه با خطر مواجه شود.
به منظور حل این مشکل دولت‌های مختلف از جمله کشور فرانسه، طرحی را تصویب کرد که بر مبنای آن کتابخانه ملی با مرکزیت وسیع‌تر و سیستم جدیدتری نوسازی می‌شود و دسترسی به منابع و ماخذ و کتاب‌ها نیز خیلی ساده‌تر و سریع‌تر و خدمات کتابداری کمتری ممکن می‌گردد و کار پژوهشگران و محققین برای دستیابی به منابع تحقیق بسیار آسان می‌شود.
بر این اساس، اولین جرقه‌ها در کشور فرانسه زده شد و 786 میلیون دلار برای اجرای این طرح تصویب شد. به موجب برنامه زمان‌بندی شده اجرای طرح، کتابخانه مدرن در سال 1995 تکمیل و مورد استفاده دانش‌پژوهان و محققین قرار گرفت. طبق این طرح کتابخانه فرانسه در ناحیه سیزدهم پاریس برپا گردید.
رئیس جمهور فرانسه در این باره گفته بود که تسهیلات کتابخانه جدید از نوع وسیع‌ترین و جدیدترین در جهان است. در پروژه ایجاد این سیستم عظیم کتابداری، قصد بر این است که کتابخانه ملی از طریق یک شبکه سراسری با تمام کتابخانه‌های دانشگاهی و ایالتی در سرتاسر کشور مرتبط و ادغام شود و سیستم‌های الکترونیکی در اختیار استفاده‌کنندگان قرار گیرد تا بتوانند به منابع کل مجموعه دسترسی پیدا کنند.
بدین ترتیب و در نهایت این امر، استفاده‌کنندگان در هر نقطه‌ای از خاک فرانسه می‌توانند کتاب و منبع مورد نظر خود را در هر یک از مخازن مجموعه با استفاده از سیستم فهرست‌بندی کامپیوتری پیدا کنند.
کتابخانه‌های دیجیتالی
کتابخانه‌ها دارای اشکال و انواع گوناگون هستند. فناوری چند رسانه‌ای سبب پدید آمدن کتابخانه‌های تصویری، صوتی و حتی ویدئویی دیجیتالی شده است.
همان گونه که هزینه‌های ذخیره دیجیتالی به نسبت هزینه فضای قفسه کتابخانه‌ها کاهش می‌یابد و همزمان با این که خدمات الکترونیکی به صورت مفیدتر، ممکن‌تر، دسترس‌پذیرتر و قابل استفاده‌تر درمی‌آید، گامی به سوی چالش بزرگ نظام کتابخانه دیجیتالی جهان(World digital Library System) برداشته می‌شود.
در کتابخانه دیجیتالی کاربران لازم است که به طور همزمان با منابع اطلاعاتی توزیع شده کار کنند که از لحاظ محتوی، شکل و منابع با یکدیگر متفاوت هستند.
کاربران بایستی مجموعه‌های بزرگ مواد را در منابع ارائه شده درک کرده و به گونه‌ای آنها را سازماندهی کنند که امکان تصمیم‌گیری سریع درباره مناسب بودن یا کلی بودن الگوهای موجود را در بین مواد بدهد.
با توجه به این که کتابخانه‌ها حداقل سه نقش را در یادگیری ایفا می‌کنند، به طوری که آنها در اشتراک منابع پرهزینه- هم منابع فیزیکی و هم منابع انسانی- دارای نقشی علمی هستند، آنها در نگهداری و ساماندهی فنون و عقاید دارای نقشی فرهنگی هستند.
سومین نقش کتابخانه‌ها وظیفه‌ای است که از طریق گردآوردن مردم و عقاید آنها در یک مکان ایفا می‌گردد. کتابخانه‌ها به عنوان مراکز میان رشته‌ای به شمار می‌روند که داوطلبان فراگیری تمامی رشته‌ها در آن سهیم‌اند.
در این بین کتابخانه‌های دیجیتالی در آموزش رسمی دارای وظایف آشکاری هستند و برای معلمان و فراگیران دانش‌پایه انواع رسانه‌هایی را فراهم می‌کنند. تفاوت آشکار بین کتابخانه‌های سنتی و کتابخانه‌های دیجیتالی در این است که کتابخانه‌های دیجیتالی فرصت بیشتری برای کاربران در واسپاری اطلاعات و استفاده از آن فراهم می‌کنند.
کتابخانه‌های دیجیتالی به عنوان نسخه الکترونیکی کتابخانه عمومی مطرح می‌شوند. در ذخیره الکترونیکی به جای ذخیره‌سازی روی کاغذ، سه تفاوت اصلی وجود دارد و آن این که ذخیره به شکل الکترونیکی، ارتباط مستقیم برای به دست آوردن ماده و نسخه‌برداری از نسخه اولیه، صورت می‌گیرد.
این تفاوت‌ها، تفاوت‌های بیشتری به دنبال خواهد داشت، به طوری که در نهایت کتابخانه دیجیتالی، دیگر شباهتی به کتابخانه سنتی نخواهد داشت.
سه مشخصه مهمی که کتابخانه‌های دیجیتالی را متمایز می‌سازد، عبارت است از:
1 - اسناد: مجموعه‌های کتابخانه دیجیتالی دربرگیرنده اسناد ثابت و همیشگی هستند.
2 - فناوری: کتابخانه‌های دیجیتالی بر پایه فناوری شکل می‌گیرند.
3 - کارکرد: کتابخانه‌های دیجیتالی به وسیله اشخاصی مورد استفاده قرار می‌گیرند که به طور مجزا کار می‌کنند.
یکپارچه سازی اطلاعات
کتابخانه‌های دیجیتالی به عنوان تجلی تحولات در رسانه‌های اطلاعاتی متعلق به آینده‌ای نزدیک هستند و با توجه به این که کتابخانه‌ها سازمان‌هایی هستند، دارای هدفی معین که سعی در پشت سرگذاشتن موانع مکانی و زمانی دارند، بنابراین وجود آنها وابسته به شکل فیزیکی مدارک نیست.
هدف کتابخانه، برقراری ارتباط بین گذشته و حال و شکل دادن به آینده جامعه است. کتابخانه این هدف را به وسیله حفظ پیشینه فرهنگی بشری انجام می‌دهد. تغییر این رسالت در آینده نزدیک بعید به نظر می‌رسد.
بنابراین تمرکز کتابخانه‌ها بایستی روی فراهم‌آوری، سازماندهی و اشاعه دانش و اطلاعات باشد و نه رسانه. با دیجیتالی کردن دانش و اطلاعات، هر دو به صورت سیال درآمده و از ظرف خود جدا شده‌اند. بدین ترتیب، احتمال تغییر در نقش و موقعیت کتابخانه سنتی وجود دارد.
با ظهور فناوری دیجیتالی امکان تلفیق طولی و عرضی دانش و اطلاعات افزایش یافته است. از نظر تاریخی، انتقال دانش و اطلاعات سه مرحله را پشت سر گذاشته است: کلام، دستنوشته و چاپ.
«بزرگراه اطلاعاتی» به عنوان نتیجه «نوشتار الکترونیکی»، چهارمین تحولی است که حلقه گم شده انتقال فوری دانش و اطلاعات را به وجود آورده است. در حال حاضر امکان انتقال مقادیر زیادی صوت و تصویر داده در جهان در یک لحظه واحد وجود دارد.
دانش و اطلاعات
رایانه و فناوری اطلاعاتی، ما را به سوی موج سومی هدایت می‌کنند که تأثیر مهمی بر توسعه اجتماعی- اقتصادی بشر گذاشته‌اند. دو موج اول شامل موج کشاورزی و صنعتی بوده‌اند.
متخصصان کتابداری و اطلاع‌رسانی بایستی از این واقعیت آگاه باشند که امروزه دیگر کار و سرمایه درآمدهای اصلی نیستند، بلکه به عنوان منبعی راهبردی در توسعه اجتماعی- اقتصادی ملت‌ها مطرح هستند.
در این زمینه دانش اطلاعات برای رهبری، راهنمایی و حمایت جامعه اطلاعاتی ضروری است.
در این مقوله بین اطلاعات و دانش بایستی فرق قائل شویم. دانش، مجموعه و تمام آن چیزی است که برای جامعه شناخته شده است و ارزش اجتماعی بیشتری دارد، حال آن که اطلاعات مخصوص کاربران بوده و لازم برای تولید و توسعه دانش بیشتر و محصولات مبتنی بر دانش است.
کتابخانه‌ها همیشه از فناوری‌های جدید برای انجام تعهدات اساسی خود بهره گرفته‌اند و بهره‌گیری از فناوری دیجیتالی در کتابخانه‌ها بخشی از این فرآیند تاریخی است.
اصطلاح کتابخانه دیجیتالی، کتابخانه الکترونیکی و کتابخانه مجازی تقریباً به طور مترادف به کار می‌روند و هیچکدام اصطلاح دقیق و درستی نیستند.
کتابخانه دیجیتالی یا الکترونیکی تقریباً یک معنی دارند و یک چیز واحدند که الزاماً در شبکه قرار نمی‌گیرند، ولی دارای اطلاعات دیجیتالی همراه انتشارات چاپی هستند.
اما کتابخانه دیجیتالی کتابخانه‌ای است که هیچ‌گونه حد و مرزی فیزیکی ندارد، در سرتاسر جهان گسترده است و هرکس می‌تواند از طریق ایستگاه‌های کاری متصل به شبکه به بازاریابی در دنیای اطلاعات بپردازد.
به هر حال کتابخانه دیجیتالی کتابخانه الکترونیکی و کتابخانه مجازی تنها به عنوان وسیله‌ای برای دست یافتن به اهداف کتابخانه‌ها و تغییر ظاهر آنها طی زمان هستند.
شبکه‌سازی و کتابخانه‌های دیجیتالی
کتابخانه‌های دیجیتالی در هر سطحی که باشند، بایستی جزء جدایی‌ناپذیر شبکه‌های جهانی باشند. ارزش کتابخانه‌ها و شبکه‌های اطلاع‌رسانی نبایستی کم اهمیت تلقی شود.
پست الکترونیکی E-mail، پروتکل انتقال فایل(FTP)، تله نت(Telnet)، پروتکل انتقال فرامتن(HTTP)، فهرست‌های پیوسته، راهنماها، نقشه‌ها، پایگاه‌های اطلاعاتی، مجلات الکترونیک، خبرنامه‌های الکترونیکی، گروه‌های بحث، آگاهی‌نامه‌ها، گروه‌های خبری یوزنت، آرچی، ورونیکا، وایز، موزائیک، نت اسکیپ و غیره از جمله خدمات ارزشمندی هستند که از طریق اینترنت قابل دسترسی می‌باشند.
این خدمات ما را در دسترسی گسترده به اطلاعات جهانی کمک می‌کنند.
بیان ارزش اطلاعات برای اقتصاد، جامعه و توسعه فکری تقریباً حالت کلیشه‌ای به خود گرفته است. حال آن که شبکه، خدمات با ارزشی را برای افزایش دسترسی به دنیای اطلاعات نوید می‌دهد. بزرگراه‌های اطلاعاتی انتقال سریع صدا، تصویر و داده‌ها را به مقدار زیاد تسهیل می‌کنند.
آموزش حرفه‌ای
پیشرفت سریع اطلاعات، رشد اینترنت، ساختار اطلاع‌رسانی جهانی، توسعه سخت‌افزار رایانه‌های شخصی نظیر ایستگاه‌های کاری سریع‌تر، چند منظوره و کاربرپسند و محیط رابط کاربر گرافیکی، کتاب‌های الکترونیکی، پست الکترونیکی و غیره مواردی هستند که کتابداران و کارکنان کتابخانه‌ها را ناگزیر ساخته‌اند که با موقعیت جدید روبه‌رو شده و به آموزش همگام با فناوری علوم بپردازند.
در غیر این صورت خطر در کمین آنان است. اگر کتابداران نسبت به یادگیری فناوری جدید اکراه داشته باشند، بایستی آگاه باشند که مهارت‌های مدیریت اطلاعات در آینده فقط در حوزه اطلاع‌رسانی نخواهد بود. فناوری و ارتباطات شخصی بهتر و افزایش دسترسی مستقیم استفاده‌کنندگان به اطلاعات الکترونیکی از دلایل درگیرشدن حرفه کتابداری در تنازع بقاست.
